合同到期管理

入门 Zapier 合同管理时间减少 60%

自动追踪所有商务合同到期时间,提前提醒续约或终止决策,避免合同自动续约或服务中断。

实现步骤

  1. 录入所有合同基本信息和到期日
  2. 设置多级到期提醒规则
  3. 到期前自动通知负责人
  4. 收集续约/终止决策
  5. 续约的启动谈判流程
  6. 终止的启动交接流程

涉及工具

Zapier Airtable/Google Sheets 邮件 Slack 日历

适用场景

企业合同数量多,经常因为忘记到期而自动续约或服务中断

预计节省时间

合同管理时间减少 60%

前置条件

  • Zapier账号
  • 合同信息表
  • 通知渠道

实用技巧

  • 重要合同提前90天开始准备
  • 区分自动续约和需主动续约的合同
  • 建立合同评估标准辅助续约决策

成本估算

约 ¥50-150/月

替代方案

  • ContractWorks
  • Concord
  • 法大大合同管理

详细搭建教程

1合同信息录入

建立合同台账:合同编号、类型、对方单位、金额、起止日期、续约条款(自动续约/需通知终止/到期终止)、负责人、关键条款摘要。

2提醒规则配置

按合同重要性设置提醒:重大合同(到期前90/60/30/7天)、普通合同(到期前30/7天)、自动续约合同(终止通知期前提醒)。提醒发送给合同负责人和法务。

3决策收集

到期提醒时要求负责人做出决策:续约(启动谈判)、终止(启动交接)、变更条款(启动协商)。设置决策截止日期,超期升级处理。

4续约流程

决定续约后自动触发:评估当前合同执行情况、收集续约谈判要点、安排与对方沟通、跟踪谈判进度、新合同签署后更新台账。

5终止与交接

决定终止后自动触发:发送终止通知(按合同约定方式和时限)、安排服务迁移或替代方案、处理未结算款项、归档合同文件。

效果衡量指标

📊合同遗忘续约/终止事件降至 0
📊合同管理效率提升 60%
📊不必要的自动续约减少 80%
📊合同谈判准备时间提前 30 天

常见问题

合同太多如何管理?

按重要性分级管理:A类(年费>10万或核心业务)重点关注、B类(常规服务)标准管理、C类(小额合同)简化流程。

自动续约的合同如何处理?

在终止通知期前提醒评估:是否继续使用、价格是否合理、是否有更好替代。决定终止的必须在通知期内发出书面通知。

如何评估是否续约?

建立评估标准:服务质量满意度、价格竞争力、替代方案可行性、切换成本。综合评分辅助决策,重大合同组织评审会议。

相关工作流